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GLS Spain opera desde 2005 como servicio de envío para particulares y empresas. La compañía de mensajería emplea a más de 1.800 personas y colabora con cerca de 600 agencias independientes.
GLS España ha visto cómo se ha multiplicado el volumen de envíos que gestionan a diario. Para poder optimizar sus procesos y dar solución a esta creciente demanda ha recuerido a Uniendo Nodos, Partner Platinum de Smartsheet, para perfeccionar los flujos de trabajo en toda la empresa.
Andrea Patón González, Ingeniera de Soluciones Senior y Consultora de Smartsheet de Uniendo Nodos, dirigió la colaboración, identificando las necesidades de GLS y mejorando el seguimiento de los datos en todos los departamentos. Juntos, trabajaron en la racionalización de los informes de GLS mediante la creación de paneles que ofrecen visibilidad en tiempo real, lo que permite esta empresa de mensajería mejorar su operativa.
Uno de los principales retos de GLS España era la gestión de las solicitudes internas, ya fuera para la compra de materiales o la aprobación de trabajos de mantenimiento. Los procesos manuales existentes a menudo hacían que las solicitudes se acumulasen y que las tareas críticas se retrasasen o pasasen por alto.
Guiado por la experiencia de Uniendo Nodos, GLS España automatizó los flujos de trabajo y centralizó todas las solicitudes a través de Formularios, creando un proceso más eficiente. Ahora, los empleados envían las solicitudes a través de formularios estructurados, que se dirigen automáticamente a la persona adecuada, lo que garantiza un funcionamiento fluido y evita los cuellos de botella. “Antes, los gestores tenían que hacer 10 clics para completar una tarea; ahora sólo necesitan dos”, señala Fernández.
Al sustituir los procesos manuales por flujos de trabajo automatizados, la empresa redujo a la mitad el tiempo de introducción de datos, lo que permitió a los equipos centrarse en tareas más estratégicas. El tiempo de resolución de tickets ha mejorado hasta en un 40%, y los tiempos de respuesta interna han mejorado en un 25%, lo que permite al equipo satisfacer las demandas de los clientes con mayor rapidez y agilidad.
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